Conditions générales de vente

Ping'Pilot est une application web (installable sur téléphone) pour les clubs de tennis de table : import des licenciés, bilans de l'entraîneur et diplômes, résultats, calendrier et événements, équipes et compositions, entraînements, actualités et notifications. Le service est accessible à tous les membres du club (encadrement, joueurs, parents) sans frais pour eux.

Chaque club bénéficie d'un essai gratuit de 30 jours, sans moyen de paiement. En s'abonnant pendant l'essai, le club conserve les jours restants : le premier prélèvement a lieu à la fin de l'essai. Sans abonnement à la fin de l'essai, le club passe en lecture seule (article 7).

• 5 € par licencié et par an, prélevés chaque mois (1/12 par mois), avec un minimum de 30 licenciés facturés, soit 150 € par an (12,50 € par mois).
• Licenciés facturés : ceux de la saison en cours (du 1er septembre au 31 août), c'est-à-dire actifs à un moment de la saison d'après les imports du club. Un licencié archivé en cours de saison reste facturé jusqu'à la fin de la saison ; ceux archivés en septembre, à la reprise, ne sont pas facturés pour la nouvelle saison.
• Le nombre est mis à jour automatiquement chaque jour ; chaque mois est facturé sur le nombre du moment, sans rattrapage ni prorata.
• Prix exprimés en euros. TVA non applicable, article 293 B du CGI.
• L'éditeur peut faire évoluer ses prix en prévenant le club au moins 30 jours à l'avance ; le club peut alors résilier sans frais.

Le club s'engage à importer ses licenciés de façon complète et à jour. Toute manœuvre visant à réduire artificiellement le nombre de licenciés facturés peut donner lieu à régularisation.

Le paiement est mensuel, à échoir, par carte bancaire ou prélèvement SEPA, via le prestataire de paiement Stripe. L'éditeur n'a jamais accès aux coordonnées bancaires. Les factures sont disponibles à tout moment depuis la page Abonnement (« Gérer l'abonnement »).

L'abonnement est mensuel, sans engagement de durée, et se renouvelle chaque mois. Le club peut le résilier à tout moment depuis la page Abonnement ; la résiliation prend effet à la fin du mois déjà payé, sans remboursement de la période en cours.

En cas d'échec d'un paiement, le club est prévenu et dispose de 15 jours pour régulariser ; le service continue pendant ce délai. Au-delà, le club passe en lecture seule jusqu'au paiement.

En lecture seule (essai terminé sans abonnement, impayé, abonnement terminé), toutes les données restent consultables par les membres du club, mais plus rien ne peut être modifié ; l'abonnement réactive aussitôt le service. Les données du club sont supprimées 3 mois après la fin de l'abonnement ; chaque membre peut exporter ses propres données depuis sa page Compte, et le club peut demander un export de ses données avant cette échéance.

• Informer ses licenciés (et leurs parents) de l'utilisation de leurs données dans Ping'Pilot, ce qu'il certifie à chaque import.
• N'importer que les données nécessaires, exactes et à jour, et désigner avec soin son encadrement (administrateurs, entraîneurs, contributeurs).
• Respecter les droits des personnes et répondre aux demandes qui le concernent, avec l'aide de l'éditeur.
• Utiliser le service conformément à la loi et à sa finalité sportive et associative.

Pour les données de ses licenciés, le club est responsable de traitement et l'éditeur est son sous-traitant. À ce titre, l'éditeur :

• traite les données uniquement pour fournir le service décrit à l'article 1, sur instruction du club (les réglages et saisies faits dans l'application valent instructions), pendant la durée du contrat ;
• traite des données d'identification et de contact des licenciés et de leurs représentants légaux, leurs données sportives (licence, points, catégorie, bilans de l'entraîneur, diplômes, résultats, compositions, présences) et les photos ajoutées par les familles ; les personnes concernées sont les licenciés (dont des mineurs), leurs représentants légaux et l'encadrement ;
• garantit la confidentialité des données et en limite l'accès aux personnes habilitées ;
• n'accède aux données du club que pour l'assistance, la maintenance et la vérification du bon fonctionnement du service : accès personnel de l'éditeur, protégé par son mot de passe, limité à une heure à la fois, sans aucune notification ni aucun e-mail envoyé aux membres, et dont chaque entrée et chaque modification sont inscrites au journal d'audit ;
• met en œuvre les mesures de sécurité décrites dans la politique de confidentialité (chiffrement, cloisonnement par club, contrôle des droits, sauvegardes) ;
• recourt aux sous-traitants ultérieurs suivants : Clever Cloud SAS, Brevo (Sendinblue SAS), Stripe Payments Europe Ltd, OVH SAS, Anthropic PBC ; tout changement est annoncé au club, qui peut s'y opposer en résiliant ;
• aide le club à répondre aux demandes d'exercice des droits (des outils d'export et de suppression sont en libre-service) ;
• notifie au club toute violation de données le concernant dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance ;
• supprime les données à la fin du contrat (article 7), sauf obligation légale de conservation ;
• met à disposition du club les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

En tant que responsable de traitement, le club informe ses licenciés et les représentants légaux des mineurs de l'utilisation de leurs données dans Ping'Pilot (articles 13 et 14 du RGPD) avant de les importer, par exemple dans sa fiche d'inscription ou par un message aux familles. Importer des licenciés vaut engagement de l'avoir fait.

Les données sont hébergées en France. Le détail des traitements et des durées de conservation figure dans la politique de confidentialité.

L'éditeur met tout en œuvre pour assurer la disponibilité et la sécurité du service (obligation de moyens). Des interruptions ponctuelles peuvent avoir lieu pour maintenance. Le support est assuré par e-mail : contact@pingpilot.fr.

Le club reste responsable des informations saisies par son encadrement et ses membres. La responsabilité de l'éditeur, si elle est engagée, est limitée aux sommes payées par le club au cours des 12 derniers mois, sauf faute lourde ou dolosive.

L'éditeur reste propriétaire de l'application. Le club reste propriétaire de ses données ; il concède à l'éditeur le seul droit de les traiter pour fournir le service.

L'éditeur peut modifier ces conditions ; le club en est informé au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur et peut résilier s'il les refuse. Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties cherchent d'abord une solution amiable ; à défaut, les tribunaux de Lyon sont compétents.